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Si estás pensando en probar de hacer tu próximo evento en formato virtual, te explicamos todo lo que necesitas saber. En Timtul ayudamos a nuestros clientes a crear sus propios eventos virtuales y tras años de experiencia queremos hablar de lo más importante.
Es crucial, para aquellas asociaciones que empiezan con sus primeros eventos virtuales, encontrar formas efectivas de maximizar la participación y el compromiso de sus socios en este entorno. El uso de un CRM, Customer Relationship Management, como Timtul será la herramienta más valiosa en el momento de plasmar el evento.
Transformar un evento presencial en un evento virtual puede parecer una tarea complicada, pero con la ayuda adecuada, es posible alcanzar resultados exitosos. El uso de Timtul ofrece diversas ventajas que pueden contribuir a mejorar la experiencia de los participantes y garantizar la efectividad del evento.
Uno de los beneficios más destacados de utilizar un CRM en eventos virtuales es la posibilidad de gestionar una base de datos y enviar correos automáticos. Mediante la recopilación de datos de los participantes. Gracias a datos como nombres, direcciones de correo electrónico y preferencias, se puede crear una base de datos sólida que permite enviar comunicaciones personalizadas y relevantes antes, durante y después del evento. Esto facilita mantener a los socios informados sobre todos los detalles del evento. Podrás enviar recordatorios y compartir contenido relevante ¿Imaginas crear contenido de valor para ir enviando en forma de píldoras gratuitas, durante el evento? Esto te ayudará a aumentar la participación de los socios en los eventos que crea la asociación.
Al tratar con datos personales de los participantes, es importante tener en cuenta la normativa RGPD, el reglamento general de protección de datos.
En Timtul te garantizamos el cumplimiento de estas regulaciones, protegiendo la privacidad y la seguridad de la información personal de los usuarios. Esto genera confianza y demuestra el compromiso de la asociación con la protección de datos de sus socios.
Creemos que es importante fomentar la confianza cuando se trabaja con socios de diferentes lugares, donde no hay un trato directo de la junta directiva con cada uno de los miembros.
Ofrecer múltiples eventos en la misma plataforma. Esta característica permite a las asociaciones organizar una variedad de actividades, conferencias, seminarios web y talleres en un solo lugar, lo que facilita el acceso de los socios. Además, Timtul permite personalizar los contenidos según el perfil de cada usuario, lo que mejora la relevancia y la experiencia de cada participante. Al adaptar el evento a los intereses de los asistentes, se fomenta la participación de los asociados.
Para nosotros la clave del éxito es poder personalizar los contenidos según el perfil de los socios que quieren acudir al evento. Una vez tienes todas tus bases de datos cargadas en el CRM, podrás personalizar el envío de información según la tipología de socios. Además, después de recopilar datos en el evento podrás añadir más información a tus bases de datos para ofrecer contenido de interés.
El CRM puede adaptarse a las necesidades específicas de cada evento, ya sea un pequeño seminario web o una gran conferencia virtual. Desde control de accesibilidad, asignación de salas virtuales y seguimiento de los post-evento.
Una de las mayores diferencias entre eventos presenciales y eventos virtuales es la generación de información en forma de datos. Una vez acabado el evento la plataforma online, en este caso el CRM de Timtul, podrá analizar los datos que ha recopilado durante el evento.
¿Imaginas poder analizar entradas y salidas a salas, comentarios durante el evento, preguntas, participación, etc..?
Obtener información sobre tus asociados es importante para después poder ir creando campañas de comunicación.
Comentamos algunos puntos importantes que podrás trabajar en el ámbito del marketing gracias a la creación de eventos virtuales:
Aprovecha la potencia del correo electrónico para ofrecer a tus socios información valiosa y exclusiva. Envía noticias relevantes sobre el sector o consejos prácticos relacionados con sus intereses. Mantén su compromiso y sus ganas de pertenecer a la asociación en cada correo electrónico. Haz que sientan que forman parte de algo grande.
En el entorno online, es esencial establecer una comunicación cercana y personalizada con tus socios. Comparte historias de éxito que inspiren a los miembros, promueve la participación activa en discusiones y ofrece asesoramiento especializado. Haz que se sientan escuchados y parte de una comunidad sólida.
Aprovecha el alcance de la plataforma virtual para atraer nuevos socios. Destaca los beneficios exclusivos de los eventos de tu asociación. Habla del networking con profesionales destacados y oportunidades de desarrollo profesional. Muestra cómo formar parte de tu comunidad puede impulsar sus carreras o negocios.
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