Organizar la comunicación con los socios de una asociación empresarial es clave para el éxito colaborativo. Es fundamental establecer canales eficientes, fomentar la transparencia y mantener una comunicación constante. ¿Ya sabes por qué la forma ideal de gestionar socios es a través de un software de gestión de membresía?

¿Qué objetivo se tiene?

La comunicación efectiva con los socios es crucial para el éxito y el crecimiento de una asociación empresarial. 

Organizar la comunicación con los socios tiene como objetivo principal establecer canales eficientes y transparentes facilitando así la difusión de información relevante. Además, sabemos que tener un buen sistema de comunicación ayuda a fomentar la participación, lo cual fortalece la relación entre la asociación y sus miembros.

Algunos de los puntos clave a comunicar con los socios de tu asociación son los siguientes: 

• Actividades

Comunica todas las actividades que realiza la asociación, especialmente aquellas que sean del ámbito público. Comenta a tus socios cuando la asociación esté en un evento público, participando en actos de la comunidad o colaborando con proyectos. 

• Logros

Si la asociación tenía unos objetivos previamente aceptados por los miembros y se trabaja para alcanzarlos, comunica una vez se hayan logrado. Utiliza los canales previamente establecidos para comunicar todos los éxitos que consigue la asociación. Con esto podrás hacer partícipes de los logros a todos los socios de la organización.

• Últimas decisiones tomadas

Los miembros o socios son parte de la organización, por ello, es importante que se comunique lo antes posible todas aquellas decisiones que toma la junta directiva de la organización. El tiempo es un factor que puede jugar en contra de una institución en caso de tener que hacer comunicados oficiales, crea un buen sistema para anunciar tomas de decisiones.

• Proyectos

Comunica todos aquellos proyectos que sean votados o simplemente se aprueben por los miembros de la junta. La aprobación de un nuevo proyecto es información relevante para los miembros de la asociación, anuncia aquellos proyectos de mejora o por aquello que apuesta la asociación. 

¿Existe un plan de comunicación en la asociación?

Toda empresa o asociación necesita tener un plan de comunicación para poder mantener una imagen coherente y profesional frente a los miembros. La eficacia en la difusión de la información, ayudará a fomentar el compromiso de los miembros. 

Un buen plan de comunicación te ayudará a mejorar la reputación y el éxito de la organización.

¿Cómo crear un plan de comunicación para una asociación?

En caso de no tener un plan de comunicación, te recomendamos los siguiente: 

1. Identifica las necesidades de comunicación

Es importante comprender qué información es prioritaria para los miembros y cuál es la manera más eficaz para comunicarla. Conocer los temas prioritarios, las preocupaciones y los intereses de la audiencia. Al comprender estas necesidades, se puede adaptar el enfoque de comunicación para proporcionar información relevante al socio. Además, la identificación de las necesidades de comunicación permite establecer objetivos claros y enfocar los esfuerzos en satisfacer las expectativas de los miembros

2. Segmenta los diferentes miembros en grupos de comunicación

Se recomienda segmentar a los socios en grupos de comunicación. Podrás segmentar por características comunes y necesidades específicas. Un ejemplo de esto sería segmentar a los socios por regiones geográficas, intereses en un cierto sector/tema de la asociación o otras características. 

Esto permitirá adaptar los mensajes de manera más efectiva.

3. Establecer los canales de difusión

Establecer los canales oficiales por los que se llevará a cabo la comunicación. Pueden ser canales internos (correo electrónico, boletines etc..) o canales externos (redes sociales, sitios web etc..).

Desde Timtul, te recomendamos que unas fuerzas y utilices tanto canales internos como externos. El correo electrónico y las páginas de Linkedin son de gran ayuda, pero gracias a herramientas como el CRM de Timtul podrás controlar las bases de datos para los envíos de comunicaciones internas. 

4. Elige las herramientas de comunicación

Puedes comunicar de muchas formas, pero gracias a la cantidad de recursos de los que disponemos actualmente podrás crear contenido escrito, gráfico o audiovisual. Cada vez más, las asociaciones crean sus memorias anuales con medios audiovisuales, ofreciendo un contenido más “amigable” para los socios. 

5. Crea el calendario de comunicación

Por último, te animamos a crear un calendario de comunicación que establezca los momentos y frecuencia de las comunicaciones. Esto permitirá una planificación efectiva y evitará la falta de comunicación o la saturación de información en determinados periodos.