¿Cuáles son las funciones en una asociación y cuáles las de un software o programa informático?

La gestión de una asociación tiene una serie funciones distintas. A grandes rasgos se trata  de funciones de comunicación (asociados, medios e instituciones), de gestión de bases de datos, de contenido, de cobros y subvenciones, de servicios, de eventos, actividades, votaciones y reuniones.

La función de un software o programa también puede ser variada pero, a grandes rasgos, el objetivo es facilitar la gestión de tareas ya sean contables, comunicativas o de gestión. Igual que una calculadora nos da una operación más rápida que nuestra cabeza, un software es más rápido, efectivo y potente que una persona haciendo las gestiones de forma manual (escribir un comunicado para cada socio, hacer la contabilidad, gestionar inscripciones, etc).

¿Cómo puede ayudar un software al objetivo de una asociación?

Las asociaciones persiguen organizar una actividad o difundir un mensaje que se plasme en valor para sus asociados o reconocimiento de su situación a nivel social, legislativo, económico o político. Para ello el software debe ayudar a comunicar, participar, entender y gestionar toda la interacción de sus socios más allá de la gestión de la tesorería.

¿Cómo ayuda un software al gestor de una asociación?

El software debe ayudar a simplificar el trabajo del gestor en aquello automatizable y potenciar la comunicación y participación pudiendo medir la interacción de sus asociados para entender el grado de implicación de sus asociados con las actividades y propuestas de valor que se ofrecen. Es decir, el software debe dar funciones de todos las distintas tareas y gestiones para así poder simplificar el trabajo y medir las interacciones de toda la comunidad: gestión de contenidos, comunicación a los asociados y a las instituciones, gestión de socios (nuevos socios y bajas de socios), gestión de reuniones, asambleas, eventos, facturación y cobros, contabilidad, subvenciones, donaciones, gestión de servicios, métricas de interacción e informes de participación.

¿Cómo ayuda un software a un socio de una asociación?

El socio quiere sentirse parte de la Asociación: sentirse escuchado, acompañado, sentir que forma parte de la comunidad participando, poder estar informado y al día de las comunicaciones y servicios que puedan ser relevantes directamente para él y para su actividad, sector o problemática. Al mismo tiempo quiere comprobar y confía en la generación de valor hacia el fin perseguido por la Asociación. Un software ayuda a cada socio permitiéndole obtener la información, servicios, actividades, networking y avances de la misma. 

Los primeros software ayudaban a agilizar esta información a su gestor tanto para hacer comunicaciones masivas por correo ordinario, electrónico o para cuando pudiera ser requerido por carta, teléfono o de forma presencial se pudiera facilitar de forma rápida y fácil esa información dentro del horario de servicio de la Asociación. 

Con el avance de los softwares en la nube ha cambiado el paradigma: ahora el software es un gestor automático de la Asociación que permite 24/7 dispensar esa información así se requiera por cualquier asociado desde su ordenador o móvil e incluso pueda autodispensar de manera automática en función del perfil y necesidades de cada asociado de forma segmentada.

¿Qué software debo usar para gestionar mi asociación?

Existen distintos softwares o aplicaciones orientados a asociaciones. La mayoría están enfocados a la gestión de la base social y control de cobro de cuotas. Algunos tienen funciones de mensajería, boletín o email masivo y formularios para eventos, pero no es el foco original. Timtul nació enfocado a la gestión de la comunicación, pues nuestro objetivo es priorizar la gestión de contenido, su personalización o segmentación, medir su interacción y rendimiento. Para profundizar en las funciones y criterios para seleccionar el software que mejor se adapte a nuestras necesidades os invito a seguir leyendo nuestro blog. En breve sacaremos otro post analizando distintos softwares.